מאמרים

סדנה או הדרכה? ומה ההבדל בניהן...

• כותב: קסלסי גלית
• 22/08/2012
• כתובת דוא"ל : [email protected]
• 543

ראשית נעמוד על ההגדרה הבסיסית של המושגים על פי מילון "אבן שושן":
הדרכה: 1. הוראת דרך, ניהול בדרך הנכונה. 2. הוראה, הסברה לדרכי עבודה.
סדנה: 1. בית מלאכה. 2. דיון או סמינר שלומדים בהם אגב עשייה.

הנקודות המשותפות לסדנאות והדרכות:
סדנאות או הדרכות, מטרתן להעביר ידע ו/או תוכן בדרך ממוקדת וייעודית. לעיתים יש חשיבות להעברת הידע בצורה חווייתית ומהנה ולעיתים התוכן יועבר בצורה עניינית וממוקדת ללא המרכיב החוויתי. יש חשיבות להעברת מסרים ממוקדת וברורה אשר משרתת את מטרות ההדרכה או הסדנה. במהלך הסדנה או ההדרכה מתבצע שימוש בעזרי הדרכה רלוונטיים (מצגות/מערכי שיעור/ /משחקים/סרטונים/ וכו'). תוך כדי ההדרכה או הסדנה המדריך או המנחה יתרגל את הנושאים במידת הצורך (תרגולים בע"פ/בכתב, סימולציות) ויוודא הבנתם.

ההבדלים בין סדנה להדרכה:
בהדרכה נבחר כאשר עולה הצורך להעביר בארגון או בעסק ידע מקצועי חדש באופן מוסדר ומאורגן.

הנושאים בגינם עולה צורך בהדרכה הינם רבים ומגוונים, לדוגמה:
• הכנסת תוכנה חדשה בארגון או בעסק: תוכנה חדשה מצריכה הדרכה לתפעול התוכנה, ככל שיש יותר עובדים, כך היקפי ההדרכה הינם גדולים יותר.
• הכנסת מכונה חדשה למפעל: ביצוע הדרכות בתפעולה ובתחזוקתה השוטפת.
בעולם העסקי בו הכול דינאמי ומשתנה חדשות לבקרים, מנהלים ועובדים חשופים לשינויים קטנים כגדולים מדי יום. הרבה שינויים בקצב כה מהיר שהעובד צריך בכל פעם להתאים עצמו ולהסתגל אליהם במהירות ולהכניסם לשגרת יומו. יש לתת את הדעת באיזה מקרים נדרש הארגון או העסק לבצע תהליך הדרכה מובנה ומסודר ובאיזה מקרים מספיקה הודעה במייל או מצגת קטנה אשר מעדכנים את העובד/מנהל בשינוי.
כאשר עולה צורך בהדרכה בה יועבר ידע מקצועי חדש, מומלץ לבחור עובד/מנהל שיש לו מיומנויות הדרכתיות בסיסיות כמו: ביטחון עצמי, שפת גוף נעימה, אנרגטי, מסוגל להתאים עצמו לקבוצה מולה נמצא, כך תבטיחו לעצמכם שההדרכה תעבור בדרך יעילה ואפקטיבית ולא תיפול על תקשורת לקויה בין המדריך לקבוצה. כמובן קיימת האפשרות הנוספת ולעיתים אף עדיפה, לעשות שימוש במדריכים חיצוניים מקצועיים.
אם עסקנו בגורם אשר מעביר את ההדרכות- ה"מדריך", חשוב לבחור נכון את הגורם אשר יכתוב ויפתח את ההדרכה: מערך שיעור, מצגת, חוברת אשר מציגה את השינויים ולוודא שאותו גורם אשר מפתח וכותב את מערכי ההדרכה יהיה מקצוען בפיתוח מוצרי הדרכה, על מנת שההדרכה תהיה יעילה וממוקדת.
בסדנה נבחר כאשר עולה הצורך להקנות מיומנויות התנהגותיות חדשות.
• מהי מיומנות? - מיומנות היא כושר פעולה, יכולת וזריזות לבצוע פעולות מסוימות. לעיתים המיומנות היא כישרון טבעי אשר קיים בעובד/מנהל (אדם רגוע,חייכן מטבעו), ולעיתים היא יכולת נרכשת (לומד אותה במהלך חייו במסגרת אירועים שחווה, ניסיון שצבר, אינטראקציות שיצר).
• מהי מיומנות התנהגותית? – היא יכולות מילוליות ובלתי-מילוליות: דיבור-טונציה, שפת- גוף , תקשורת בין אישית, סגנונות תקשורת.
אם ננסה לבחון מהן המטרות החשובות של כל עסק או ארגון, התשובה היא מאוד ברורה: להרוויח! (למכור הרבה מהשירותים והמוצרים), לתת שרות טוב ללקוחות (שיהיו מרוצים ויחזרו שוב), להיות רלוונטי (לעובדים, למנהלים וללקוחות שיירצו להישאר, לחזור). כדי להשיג את המטרות הללו- המשאב האנושי שלי בעסק חייב להיות מיומן. כשאנחנו מדברים על מיומן משמע- שיהיה לעובד/מנהל ארגז כלים עשיר אשר מאפשר לו לבצע את תפקידו בדרך טובה, ולך כעסק/ארגון להשיג את מטרותייך (שהרי לא תוכל להשיג את כל מטרותייך ללא צוות מיומן). המסגרת הנכונה ביותר להשגת מטרות אלו היא סדנה, בה נקנה לעובדים ולמנהלים מיומנויות התנהגותיות חדשות או נשפר קיימות .
ה"מנחה" הוא אשר מוביל את הסדנה להבדיל מהדרכה שם הגורם המוביל הוא "מדריך". העברת תכנים התנהגותיים הינה רמה גבוהה של הדרכה הדורשת כישורים חדים וממוקדים בטיפול והבנת מיומנויות התנהגותיות על-מנת להשיג את המטרות מהסדנה. המנחה בעל כישורי הנחייה והדרכה גם יחד, מסוגל להעביר תכנים התנהגותיים מובהקים ובמידה ונדרש גם תכנים מקצועיים רלוונטיים לסדנה.
המנחה מוביל את הקבוצה, מנהל את הדיונים, מייצר שנויי-תפיסה נדרשים, מזמין את המשתתפים להעלות קשיים ואתגרים על-מנת למצוא את הנקודות הכואבות ומשם לצאת לנקודות העוצמה והחוזק. המנחה רותם את חברי הקבוצה ומייצר את ההזדמנויות הנדרשות באמצעות מיומנויות התנהגותיות כדי להשיג את מטרות הסדנה.

דוגמאות לצורך בסדנאות:
• הוספת מרכיב תפקיד לתפקיד שכבר קיים, אשר דורש מהעובד/מנהל להשתמש במיומנויות שעד כה לא נדרש להן במסגרת תפקידו ולכן עולה צורך ללמדו מיומנויות חדשות.
• כניסה/קידום עובדים חדשים לתפקיד חדש עבורם: מנהלים חדשים, אנשי מכירות, אנשי שרות וכדומה.
דוגמאות למיומנויות הנרכשות בסדנאות:
• מיומנויות שרותיות: SMALL TALK, אמפתיה, הקשבה.
• מיומנויות מכירתיות: עירור צורך, דיבור בתועלות, טיפול בהתנגדויות, טכניקות סגירה.
• מיומנויות ניהול: יכולת מתן משוב, הנעת עובדים, תקשורת בינאישית.

אז אחרי שהחלטנו מה נחוץ לנו:
היכן לקיים הדרכה:
הדרכה יכולה להתבצע בכל מקום בעסק או בארגון: חדר ישיבות, משרד. צורת הישיבה יכולה להיות בשורות, בחצי מעגל, צורת ישיבה בה השולחנות לפני הכיסאות (לאפשר כתיבה של התכנים המועברים).

כמות מודרכים:
• הדרכה יחידנית: בת משתתף אחד (אחד על אחד מדריך מודרך או בעזרת לומדה אשר מעבירה את הידע ללומד, שימוש במצגת).
• הדרכה קבוצתית: עד 30 משתתפים זהו מספר המקסימלי המאפשר דינאמיקה נעימה בין המדריך לקבוצה אשר תאפשר שאילת שאלות, מתן מענה נרחב אשר מאפשר הבנה מקסימאלית של החומר. ניתן לבצע הדרכות בקבוצות גדולות יותר אך חשוב להיערך לכך מראש: מבחינת גודל הכיתה, עזרי ההדרכה המתאימים, (יש לקחת בחשבון הספק של החומר ).

היכן לקיים סדנה:
יש יתרון אדיר בכך שסדנה מתקיימת מחוץ לכותלי הארגון או העסק, אך לא הכרחי. כאשר העובדים יוצאים החוצה לסדנה מרוויחים מספר דברים: העובדים מרגישים ש"השקיעו" בהם וזה גורם להם להרגשה טובה, זו לא "סתם" פגישת בוקר או ישיבת צוות. מנטרלים "הפרעות" אשר קיימות בחיי היום יום של העסק או הארגון כמו "יוסי צריכים אותך לשנייה בעמדת המוקד", "המחשבים נפלו תוכל להציץ שנייה?" (צריכים עוד דוגמאות?).

מספר משתתפים:
• כיוון שסדנאות עוסקות בהקניית מיומנויות התנהגותיות, מומלץ כי מספר המשתתפים לא יעלה על 15. מספר משתתפים גדול יותר מקשה על היכולת לנהל דיון פורה ומפרה ופוגע בתוצאות האמורות להיות מופקות מהסדנה.

לסיכום:
ההבדל בין סדנה להדרכה מתבטא בכך שבסדנה "מטפלים" בדפוסי התנהגות ומיומנויות התנהגותיות ואילו בהדרכה "מטפלים" בידע ,לרוב טכני ומיקצועי.
חשוב להגדיר מהו הצורך על מנת לדייק בבחירת המוצר,  בהצלחה!   

הכותבת : קסלסי גלית, מאמנת, מפתחת ומנחה בכירה בחברת : 100Men – אימון להצלחה , החברה המובילה לפיתוח ואימון עסקי וארגוני.

לאתר החברה : www.100Men.org.il  קישור לעוד טיפים נוספים : עצות וטיפים מועילים